9 herramientas de un CRM para PYMES que debes tener (Parte 1)

El éxito de un negocio depende, en gran medida, de todas y cada una de las interacciones que has tenido con tu cliente potencial. A la hora de establecer una negociación, tienes que recordar que todas las interacciones cuentan; por más pequeña que sea, cada conversación con el cliente influye en su decisión de compra y en los lazos de confianza que establece con tu compañía. En pocas palabras, cada acción que lleves a cabo puede acercar o alejar a tu cliente de la compra de tus productos o servicios. Tienes que saber cómo puedes acercarlo.

Entonces, para que tus procesos de ventas generen los resultados que deseas, tienes que ser plenamente consciente de las acciones que llevas a cabo en cada una de las negociaciones que se desarrollan dentro de tu compañía, debes ser sutil en el contacto que estableces con tus contactos y, además, procurar hacer una investigación para conocer a fondo y de manera muy detallada a cada uno de ellos. De esta manera, podrás tener claridad respecto a las acciones que debes llevar a cabo y cuál es el momento más indicado para realizar este tipo de acciones. Mejor dicho, debes preocuparte por ofrecer una experiencia satisfactoria a tus prospectos.

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La mejor opción para optimizar la gestión de relaciones con todos tus contactos (prospectos, clientes potenciales, clientes actuales) es un software de CRM (Customer Relationship Management). Es usual que muchas medianas y pequeñas empresas se aterren frente a la idea de “gestión de las relaciones con compradores” ya que les parece algo bastante avanzado o complicado, como exclusivo de grandes compañías que trabajen con un grueso volumen de clientes. Sin embargo, este tipo de software logra ser funcional para cualquier tipo de empresa, grande, mediana o pequeña, que quiera tener un crecimiento considerable sin tener que invertir un elevado porcentaje del presupuesto en todo el proceso.

Ahora bien, un software de este tipo se convertirá, indudablemente, en una herramienta de gran utilidad para aquellas personas que están en permanente contacto con los clientes, es decir, para todos los integrantes de la fuerza de ventas de tu empresa. Y, de hecho, este software llega a ser muy útil en todas las tareas que los integrantes deben realizar gracias a toda una serie de herramientas y funcionalidades básicas que un CRM gratuito brinda para, precisamente, aumentar la productividad de todos los procesos de ventas.

Queremos mostrarte algunas de dichas herramientas de un CRM para PYMES que debes conocer a fondo y que debes utilizar correctamente para poder sacarle el máximo provecho a tu software de CRM gratuito y para poder realizar una correcta optimización de los procesos de ventas de tu compañía.

1. Gestión de tus contactos.

Uno de los principales beneficios de un CRM es que te permite tener un conocimiento mucho más detallado de todos tus contactos, bien sean tus prospectos, clientes potenciales o clientes actuales con los que ya tienes un contrato establecido. Pero ¿cómo puedes llegar a conocer mejor lo que tus contactos quieren? Sencillo. Una plataforma CRM te permite crear un registro amplio y detallado de todos los comportamientos que tienen tus usuarios y de todas las acciones que has desempeñado con ellos. Así, tendrás un panorama mucho más amplio sobre cada uno de tus contactos y podrás tomar acciones precisas basándote en su comportamiento.

Aquí tienes que asegurarte de crear una rutina: cada integrante de la fuerza de ventas de tu empresa tiene que subir a la plataforma cada interacción que tenga con el cliente y cada pieza de información nueva que pueda adquirir sobre los contactos. Así, a medida que se avance en las negociaciones se tendrá un conocimiento más amplio de las necesidades y problemáticas de cada uno de los contactos.

2. Etapas de cada una de las negociaciones.

Muchas compañías, según los productos y servicios que ofrecen, tienen un ciclo de ventas mucho mayor o mucho menor que los ciclos de ventas más conocidos. Entonces, independientemente de que tengas 5 o 10 etapas dentro de tu proceso de ventas, tienes que asegurarte de que puedes identificar claramente los momentos de transición de cada una de las negociaciones.

Un buen CRM te brinda la posibilidad de personalizar la plataforma para que se adapte a tu ciclo de ventas específico y para que mover una negociación de una etapa a otra sea una tarea fácil. Por ejemplo, en algunas plataformas de CRM esta tarea es tan sencilla como arrastrar y soltar las negociaciones en una nueva etapa del ciclo de ventas.

3. Un tablero general del trabajo diario.

Además de tener un panorama específico de todas las tareas y acciones que se están llevando a cabo con cada uno de los contactos, en la gestión de las relaciones con los clientes es necesario tener una visión general de toda la fuerza de ventas y de las acciones generales que cada integrante está llevando a cabo.

Entonces, un buen software de CRM gratuito debe brindarte, en un solo vistazo, todo lo que está pasando con tu equipo de ventas y con cada una de las negociaciones que se están realizando. Además, esta visión general de todos los procesos debe brindarte métricas importantes que te ayuden a tomar acciones precisas respecto a tus esfuerzos de ventas.

4. Panel para la gestión de tareas.

Hoy en día, dentro de los procesos de ventas tradicionales, es muy común que un representante de ventas tenga que estar moviéndose de una plataforma a otra todo el tiempo para poder completar todas las tareas que le han sido asignadas con sus diferentes negociaciones. Esto hace todo más difícil para cada integrante y, además, reduce la productividad, tanto individual como general.

Entonces, un buen software de CRM debe permitirte crear toda una organización de las tareas diarias que cada uno de los integrantes de tu fuerza de ventas tienen. Esto te ayudará, en principio, a dos cosas: primero, a aumentar la productividad de cada uno de los integrantes, y segundo, a tener un control mucho más detallado sobre las tareas que cada uno de ellos debería estar desarrollando.

Estas son 4 de las 9 herramientas de un CRM para PYMES que te pueden ayudar con la gestión de las relaciones de tus clientes y con el crecimiento de tu compañía. En este punto haremos una pausa para recordar que puedes tener acceso a ciertos CRM gratis, sin tener que invertir en el software. Nuestros recomendados son los que siguen:

1. HubSpot.
2. Zoho.
3. Bitrix.
4. Wiwink.
5. Streak.

Cada uno tiene distintas características que vamos a explicar para que sepas cómo escoger alguno o incluso otro de tu preferencia.

1. HubSpot
   
   Es un CRM dirigido a PYMES que cuenta con contactos ilimitados, múltiples integraciones nativas y aplicación para móviles. Además, tiene una interfaz intuitiva que permite el fácil acceso y seguimiento a los prospectos y generación de informes relevantes para las distintas áreas de la empresa.
   
   
2. Zoho 
   
   Cuenta con tres usuarios gratuitos que pueden hacer gestión de todos los registros del CRM, incluyendo información de cómo llegaron al mismo. También existe una versión móvil, flujos de trabajo optimizados e integraciones desde su Marketplace para agilizar el trabajo.
   
   
3. Bitrix
   
   De interfaz completa y compacta, permite el seguimiento tanto de los clientes como de los empleados de la empresa ya que goza de su propio gestor de tareas y nube para archivos. Esta llega hasta 5GB de almacenamiento y hasta 12 usuarios.
   
   
4. Wiwink 
   
   Un CRM gratuito e ilimitado que viene por completo en español de manera nativa. La gestión de oportunidades, prospectos y clientes está disponible desde una interfaz amigable y sencilla. Adicionalmente, existen módulos de venta y mercado que también son gratuitos.
   
   
5. Streak 
   
   Para los versados en el uso de Gmail. Es una plataforma que se integra directamente con el correo de Google y acelera la productividad evitando el constante "salto" de una ventana a otra. Permite la visualización del embudo de venta y el seguimiento de toda la actividad de los prospectos ya sea desde el computador o los dispositivos móviles.
   
   

¿Cuál es el CRM más utilizado?

Ya ha quedado claro que para la gestión de proyectos de ventas, para el arte de gestionar clientes y para mejorar la atención al cliente, un sistema CRM es de las mejores deciones que puedes tomar si es que quieres amentar las ventas en tu compañía. Atrás dejamos las hojas de cálculo tradicionales que, con suerte, consiguen automatizar el envío del correo electrónico y no son de ayuda en las redes sociales. 

Las opciones de CRM para pequeñas empresas, como pudiste ver, son muchas y variadas. El sistema CRM más utilizado actualmente es el Hubspot CRM. Sin embargo, también están Zoho CRM, SalesForce, que son opciones geniales para pequeñas y medianas empresas. Usar una base de datos optimizada, cambiando y dinámica, afina el embudo de ventass y mejora los procesos de ventas, las campañas de marketing y la comunicación de tus equipos y con el cliente potencial. 

Para concluir, sigue leyendo las 5 herramientas restantes de un CRM gratuito para PYMES en nuestro blog.