9 herramientas de un CRM para PYMES que debes tener (Parte 2)

En artículos anteriores hemos hablado bastante del concepto de software de CRM (Customer Relationship Management): qué es, cómo puede beneficiar a tu compañía, para qué tipo de empresas puede adaptarse una plataforma de este tipo y por qué es necesario para tener un crecimiento ordenado dentro de tu empresa. Sin embargo, para continuar con estas 9 herramientas de un CRM para PYMES, vale la pena recapitular algunos elementos importantes sobre este tipo de software.

En resumen, un software de CRM te permite optimizar, en primera medida, la gestión de las relaciones con todos tus contactos, ya sean prospectos, clientes potenciales de alto grado, o clientes actuales. Así, podrás tener una visión panorámica de todos los procesos de ventas de tu compañía y, además, una perspectiva detallada de cada negociación en particular. Esto te permitirá estar preparado para tomar las acciones necesarias para cada proceso de venta y, lo más importante, te ayudará a ejecutarlas en el tiempo adecuado.

¿QUÉ HERRAMIENTAS NECESITAS EN UN CRM?

Usualmente, muchas compañías que quieren empezar a optimizar todos sus procesos de ventas, invierten un presupuesto considerable en plataformas CRM muy grande y bastante complejas que al final sobrepasan sus verdaderas necesidades. A lo que me refiero es a que suele ser muy común que las empresas terminen pagando por un tipo de software que no van a usar en su totalidad.

Lo que realmente necesitas de un software de CRM es que sea funcional para los integrantes de tu compañía que están en contacto directo con todos los prospectos y clientes potenciales. En otras palabras, necesitas una plataforma de CRM que sea intuitiva y fácil de entender, que te ofrezca una visión general de tus procesos de ventas pero que a la vez te permita ir al detalle de cada uno de ellos, que te brinde toda la información necesaria sobre tus contactos, que te permita crear un registro detallado de todas las acciones que tomas en cada negociación y que además te permita personalizar cada uno de estos elementos para adaptarlos a tus necesidades específicas. Pero aún mejor, necesitas encontrar todas estas herramientas en un CRM gratuito.

Ahora bien, en X3Media queremos que conozcas en detalle todas las herramientas de ese CRM gratuito para que puedas sacar el máximo provecho de este tipo de software. Es por eso que hoy te traemos la segunda parte de las mejores herramientas de un CRM para PYMES. Léelas con atención y contáctanos de inmediato para saber cómo puedes implementar este tipo de plataforma dentro de tu compañía.

5. Un depósito de contenidos

Actualmente existe un error gravísimo que perjudica de manera muy grave los procesos de ventas que se llevan a cabo dentro de las compañías: como los equipos de mercadeo y los equipos de ventas no están estrechamente alineados, los representantes de ventas pasan un gran porcentaje de su tiempo buscando o, incluso, creando contenido nuevo para poder utilizarlo dentro de sus negociaciones, lo cual termina por ser algo absurdo cuando se tiene el contenido que ha sido desarrollado por el área de mercadeo.

Entonces, una herramienta muy importante que debes buscar en tu software de CRM es un depósito de contenidos en donde puedas almacenar diferentes ofertas de contenido que puedan ser útiles en cada una de las negociaciones que se lleven a cabo dentro de tu compañía. Pero también piensa en un software de CRM que te permita, por ejemplo, personalizar algunos templates de correos electrónicos; de esta manera podrás optimizar los tiempos de los representantes de ventas y asegurarte que lo utilicen cerrando negocios y no creando contenidos.

6. Captura de datos automatizada

Una de las principales razones por las que una empresa piensa en implementar un software de CRM dentro de su compañía es por la posibilidad de tener un registro detallado de todos los comportamientos de cada uno de los contactos de la plataforma y de todas las acciones que se llevan a cabo dentro de cada negociación. El problema es que muchas plataformas de CRM hacen que los representantes de ventas tengan que ingresar esta información manualmente.

Entonces, tienes que buscar un CRM que cree automáticamente un registro de las actividades que realizan los representantes de ventas (emails, llamadas, etc.) sin que ellos tengan que gastar gran parte de su tiempo en la creación de este registro.

7. Reportes constantes

Solamente puedes mejorar tus acciones y tus estrategias si tienes la posibilidad de evaluar las acciones que ya has realizado, si tienes la oportunidad de ver qué efectos han tenido los diferentes tipos de interacciones que has tenido con cada uno de tus contactos.

En esta medida, cuando pienses en implementar un CRM dentro de tu compañía tienes que asegurarte de que vas a obtener cifras concretas y específicas de todos los esfuerzos que has puesto en tus procesos de ventas, pero, además, tienes que asegurarte de que serán cifras precisas que sean fáciles de manejar, que puedas exportarlas e importarlas fácilmente, y que no necesites de un analista para entender qué es lo que quieren decir.

8. Disponibilidad en móviles

El día a día de un representante de ventas es muy agitado. Entre citas con diferentes clientes potenciales, reuniones y propuestas comerciales, el tiempo que pasan en la oficina es mínimo. En esta medida, atar un representante de ventas a un software de CRM que únicamente pueda ser consultado a través de un laptop o de un equipo de escritorio, implica reducir muchísimo su productividad.

Así que piensa en implementar un CRM que le permita a tus representantes de ventas tener acceso desde cualquier dispositivo móvil. Te aseguro que esto logrará incrementar la productividad y la efectividad de todo tu equipo, por lo menos, en un 15%.

9. Integración con una plataforma de Marketing

Por último, pero no menos importante, para que puedas tener mejores resultados en todos los aspectos de tu compañía, tienes que asegurarte de que el software de CRM que escojas te permitirá crear un vínculo mucho más fuerte entre el área de ventas de tu compañía y el área de mercadeo. Así podrás asegurarte que todos están persiguiendo los mismo objetivos, pero, lo más importante, que estás creando una experiencia total para tus prospectos, que no habrán baches en su camino como compradores. 

Por otra parte, hay muchas herramientas de los CRM que, aunque proveen de funcionalidades adicionales, no son necesarias para las PYMES. Por ejemplo, la automatización de correos puede no ser útil para una pequeña empresa que no cuenta con el contenido suficiente para compartir o la cantidad de prospectos que amerite un proceso automático. De igual manera, la integración con muchas plataformas o herramientas digitales (chats, bots conversacionales, aplicaciones para el manejo del tiempo, etc) no es crucial si la empresa no cuenta con una persona especializada en el uso de ellas. Como consecuencia, nuestro consejo es que revisen la viabilidad y utilidad de cada funcionalidad para su empresa al momento de escoger uno de los CRM disponibles.

¿Cuáles son los tipos de CRM?

Los CRM son softwares que, a partir de una base de datos dinámica. ayudan a gestionar la relación de tu compañía con tu cliente. Mejorar esto, funciona para potenciar la atención al cliente, los procesos de ventas, las relaciones con los clientes, la gestión de proyectos de ventas, que tiene una incidencia altísima en la afinación del embudo de ventas. Los CRM para pequeñas empresa (para pequeñas y medianas empresas), son más que hojas de cálculo quietas. La información que allí se consigna es tan útil, porque es dinámica y cambia siempre. Por esta razón, es importante saber cuáles son los tipos de CRM y poder escoger el mejor para tu compañía.

Existen tres tipos de Software de CRM:

1. CRM Operativo.

Es un software que busca racionalizar y simplificar los principales procesos comerciales de un compañía. Automatiza marketing, ventas y servicio. Hubspot CRM es un ejemplo.

2. CRM Analítico.

Es un software que busca recopilar y el analizar información para que las compañía mejoren el servicio a sus clientes. Almacena datos, hace minería de datos y aplica herramientass OLAP. Zoho CRM es un ejemplo.

3. CRM Colaborativo.

Es un sistema CRM que permite manera la simultaneidad y la alineación de departamtentos al interior de la compañía. Facilita la comunicación entre marketing, ventas y servicios para mejorar los procesos de ventas. Un ejemplo es Copper.

Estas fueron algunas de las herramientas de un CRM para PYMES que debes buscar en plataformas de este tipo. Además, recuerda que si es un CRM gratuito, como los que expusimos en la primera parte de esta lista, podrás disfrutar de todos estos beneficios sin tener que gastar mayor parte de tu presupuesto. No dudes en contactarnos para resolver cualquier duda que tengas sobre un CRM y sobre todos sus beneficios y todas sus herramientas. En X3Media estamos para ayudarte a crecer. Comparte en redes sociales