¿Cómo identificar que tu empresa necesita un CRM?

Usualmente, las pequeñas y medianas empresas, que apenas están desarrollando un proceso de crecimiento, suelen pensar que la implementación de un CRM solamente llegará a ser valiosa luego de alcanzar un cierto número de clientes y prospectos. Es una idea totalmente válida pues, ¿qué sentido tiene adquirir una plataforma para la gestión de las relaciones con los clientes si aún no se tienen clientes? Sin embargo, los beneficios de un software de CRM son muchos más amplios y, como aseguran expertos como Breant Leary, nunca es demasiado pronto cuando se habla de un software de CRM.

Por otro lado, existen muchísimas plataformas y sistemas de CRM en el mercado que, a la hora de la verdad, realmente no llegan a acoplarse a las necesidades específicas que tiene cada una de las empresas. Además, suele ser muy común que pequeñas y medianas compañías inviertan un alto presupuesto en plataformas de CRM demasiado complejas que terminan por complicar el proceso de gestión de las relaciones con los clientes, simplemente porque no facilitan las tareas que cualquier representante de ventas debe cumplir en su día a día.

¿QUÉ DEBES TENER EN CUENTA ANTES DE ADQUIRIR UN CRM?

Una buena plataforma de CRM tiene que ser útil para todos aquellos que están relacionándose constantemente con todos los clientes y prospectos de la compañía. Esto no significa, sin embargo, que este tipo de plataformas tengan que ser muy costosas: un CRM gratuito puede tener todas las herramientas que tu empresa necesita para optimizar los procesos de gestión y relación con los clientes.

Entonces, lo primero que tienes que hacer es comprender las necesidades reales que tiene tu compañía, los elementos que está buscando en un software de este tipo, los procesos que actualmente se llevan a cabo y la manera en que estos se pueden vincular dentro de la nueva plataforma. Todo esto tienes que analizarlo pensando siempre en la manera en que podrás optimizar el rendimiento de tu compañía, garantizar su crecimiento equilibrado y ordenado, todo a través de costos módicos y accesibles.

Teniendo en cuenta todo esto, hoy, desde X3Media, queremos mostrarte los puntos principales que debes tener en cuenta para identificar si tu empresa necesita un CRM. En pocas palabras, queremos asegurarnos de que vas a tomar la mejor decisión para tu compañía y que vas a encontrar un software de CRM gratuito que realmente se adapte a las necesidades particulares de tu empresa.

1. Comprende los objetivos de tu empresa.

Un CRM gratuito puede darte muchos más beneficios además de almacenar la información de todos tus contactos y tus clientes actuales. Sin embargo, para poder disfrutar todos estos beneficios es necesario que tengas muy claros todos los objetivos que tu empresa tiene y de qué manera puedes reforzarlos con una plataforma de este tipo.

Así, por ejemplo, es muy útil que te preguntes sobre lo que realmente quieres obtener con la implementación de este software: si deseas ofrecer un mejor servicio a todos tus clientes, mantener la información en un sitio accesible al cual todos los representantes de ventas puedan tener acceso, aumentar la productividad de tu equipo de ventas, definir con mucha más claridad el embudo de ventas de tu compañía o aclarar el perfil de tus clientes ideales. Una vez logres tener claridad sobre los aspectos que quieres mejorar con un CRM podrás tener más información para tomar la decisión correcta.

2. Piensa en el proceso de implementación del nuevo software.

Esta pregunta es de vital importancia a la hora de pensar en la implementación de un software de CRM simplemente porque este factor está estrechamente ligado con la situación particular de cada empresa. Así, por ejemplo, mientras que la configuración de un CRM dentro de una gran compañía puede tardar varios meses, dentro de empresas mucho más pequeñas el periodo de tiempo es mucho menor.

Entonces, debes tener en cuenta todo tu plan de trabajo para que la línea de tiempo que está destinada a la configuración de este tipo de software no altere la productividad de tu empresa ni de tu equipo de ventas.

3. Analiza la posibilidad de vincular el CRM con todos los procesos que actualmente se llevan a cabo en tu compañía.

Un buen software de CRM tiene que tener la capacidad de adaptarse a todo el trabajo que ya se ha desarrollado dentro de tu compañía y a toda la información que se tiene. Uno de los principales problemas que se tiene cuando se adquiere un software que no presente este nivel de adaptabilidad es que todo el trabajo debe modificarse para que pueda ser integrado con la plataforma y, por ende, se pierde la productividad de la compañía.

Entonces, un elemento primordial dentro de una plataforma de CRM es que esta se pueda adaptar fácilmente a todo el trabajo que ya has realizado y que, además, se pueda vincular fácilmente con las otras herramientas que utilizas dentro de tu estrategia digital. Así, por ejemplo, lograr vincular las herramientas de marketing con un software de CRM te permitirá crear una experiencia mucho más detallada para tus usuarios y te permitirá optimizar las labores de cada uno de los equipos de tu compañía.

4. Investiga la información que realmente necesitas integrar en la plataforma.

Cuando hayas establecido todas las metas que quieres alcanzar después de implementar un CRM dentro de tu compañía, lo que debes hacer es entender qué información es la que necesitarás obtener en dicha plataforma para poder cumplir todos los objetivos que te planteaste.

Así, por ejemplo, algunos factores que debes considerar es si deseas que la plataforma tenga visualizaciones diferentes según los roles de cada uno de sus usuarios, si necesitas personalizar el ciclo de ventas dentro de la plataforma para que se adapte a las etapas que se siguen dentro de tu empresa, si debes tener propiedades de contacto personalizadas que te puedan ayudar a organizar más fácil todos tus contactos, o incluso, si deseas tener una predicción de los procesos de ventas que se llevan a cabo dentro de la compañía. De esta manera entenderás el nivel de personalización que necesitas de un software de CRM.

5. Considera la interacción de tu equipo de ventas con el nuevo software.

Como te decía algunas líneas más arriba, una plataforma de CRM debe ser útil y fácil de usar para las personas que deben interactuar con ella constantemente. Especialmente este tipo de software debe ser de fácil uso para los representantes de ventas: así lograrás optimizar todas sus labores diarias y organizar mejor el tiempo que utilizan en visitas comerciales. 

Entonces, piensa en un software de CRM que sea bastante intuitivo y que tenga un nivel de automatización bastante alto. De esta manera te asegurarás de que los representantes de ventas de tu compañía no pasarán un 25% de su tiempo ingresando la información de los clientes dentro de la plataforma.

Estos fueron algunos factores vitales que debes considerar para confirmar si tu empresa necesita un CRM. Asegúrate de repasar todos estos puntos antes de adquirir un CRM y piensa en que un software de CRM gratuito puede tener todo lo que necesitas para optimizar tus procesos de ventas y ayudar al crecimiento de tu compañía.